Business Continuity Management für Facility Manager

Unternehmen benötigen verschiedene Mechanismen, Werkzeuge und Abläufe, um zu überleben und gestärkt aus einer Krise hervorzugehen.

Business Continuity Management stellt den Aufbau eines effektiven Risikomanagements dar, einschließlich Notfall- und Krisenmanagement, um sich systematisch auf die Bewältigung von Schadenereignissen vorzubereiten. Dies gewährleistet, dass wichtige Geschäftsprozesse auch in kritischen Situationen und Notfällen nicht oder nur kurzfristig unterbrochen werden und die wirtschaftliche Existenz des Unternehmens trotz Schadenereignis erhalten bleibt.

Das Hauptziel des Business-Continuity-Managements ist ein betriebsbereiter und dokumentierter Notfallvorsorgeplan, der genau auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Darüber hinaus geht es um die Sensibilisierung aller Mitarbeiter für das Thema "wirtschaftliche Existenzsicherung in einer unternehmenskritischen Notfallsituation".

Business-Continuity-Management bewertet ständig das, wovon das Unternehmen seine Existenz bestreitet: Kundenbeziehungen sowie Produkte und Dienstleistungen. Es bewertet alle Aktivitäten und Prozesse, die erforderlich sind, um diese zu erbringen. Es berücksichtigt auch, wie diese Aktivitäten und Prozesse fortgeführt werden, wenn ein unvorhergesehenes Szenario eintritt. Die Facilities unterstützen das Kerngeschäft und stellen gleichzeitig aus Unternehmenssicht eine kritische Infrastruktur dar.

Nach einem Notbetrieb im Rahmen eines Business-Continuity-Falls ist es wichtig, schrittweise in den normalen Zustand zurückzukehren. Die Erfahrungen aus der Notfallsituation bieten wertvolle Erkenntnisse. Es ist essentiell, diese Erkenntnisse zu analysieren und zu verstehen, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen notwendig sind. Möglicherweise haben sich während der Krise neue Ideen oder sogar Geschäftsmodelle herauskristallisiert. Das Facility Management ist direkt von jeder Änderung betroffen und spielt eine zentrale Rolle bei der Anpassung an den veränderten Betriebszustand. Es ist wichtig, die Lektionen aus der Krise zu nutzen, um das Unternehmen widerstandsfähiger und anpassungsfähiger für zukünftige Herausforderungen zu machen.

Klare Begriffe bieten allen Beteiligten eine verständliche Einschätzung. Anhand der Einstufung der Situation lässt sich feststellen, ob ein Unternehmen in einem Ausnahmezustand ist. Ist eine zentrale Einsatzleitung oder ein zentraler Krisenstab notwendig?

Ein einzelnes Ereignis, das vom Normalzustand abweicht, bezeichnen wir als Ereignis (englisch: Event; ISO 22300:2018). Ein Ereignis wird zunächst beobachtet.

Liegt eine Störung (englisch: Incident) vor, wird versucht den Fehler zu beheben.

Gelingt das nicht sprechen nun von einem Notfall (englisch: Emergency), welcher weiterhin in der Regelorganisation gemanagt wird.

Eine Krise (Crisis) wird bewusst ausgerufen oder erklärt.

In einer Krisensituation trifft der Krisenstab klare Entscheidungen, die im Unternehmen konsequent umgesetzt werden. Diskussionen mit allen Beteiligten finden erst nach Beendigung der Krisensituation statt, nicht während der akuten Phase.

Zwei weitere Aspekte zur Krise sind wichtig: Manche Krisensituationen entstehen plötzlich aus dem Nichts, andere entwickeln sich langsam und schleichend, ohne den typischen Weg von Ereignis über Störung bis Notfall zu durchlaufen. Ein Krisenstab erleichtert die Koordination in jeder schwierigen Unternehmenslage.

Katastrophen werden durch Behörden erklärt. Im Unternehmen behandeln wir eine durch die Behörden erklärte Katastrophe wie eine Krise.

Da eine Katastrophe eine besondere Rechtslage darstellt, sollte der Begriff im Unternehmen nicht gesondert verwendet werden. Während einer Katastrophe können Behörden umfassenden Zugriff auf Personal und Material von Unternehmen nehmen, um die Schadenslage zu bewältigen. Beispielsweise könnte der eingelagerte Treibstoffvorrat für die Netzersatzanlage („Notstromdiesel“) durch Behörden an Kliniken oder Heime umverteilt werden, die diesen Treibstoff dringend benötigen. Unternehmen sollten diesen Umstand in ihrer Planung berücksichtigen.