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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

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BCM: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

BCM: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort

Strukturiertes Vorgehen zur Sicherstellung der Betriebsfähigkeit im Krisenfall

Der Aufbau eines neuen Unternehmensstandorts – sei es durch Neubau, Standortverlagerung oder Reorganisation – bringt nicht nur Fragen der Flächenorganisation, IT-Infrastruktur und Sicherheitsplanung mit sich, sondern auch Anforderungen an das Business Continuity Management (BCM). Ein belastbares Betriebskonzept im Sinne des BCM stellt sicher, dass der neue Standort auch im Stör- oder Krisenfall handlungsfähig, versorgungsfähig und wiederanlauffähig bleibt. Es bildet die organisatorische, technische und dokumentarische Grundlage für Resilienz, Zertifizierbarkeit (z. B. ISO 22301) und die Integration in das übergeordnete Unternehmens-BCM.

Ein neues Gebäude oder Standort ist nur dann wirklich betriebsfähig, wenn auch im Stör-, Ausfall- oder Krisenfall Handlungssicherheit gewährleistet ist. Das Betriebskonzept im Sinne des BCM schafft die Grundlage dafür – durch klare Prozesse, hinterlegte Verantwortlichkeiten und gelebte Wiederanlaufpläne. Facility Management, IT, Sicherheit, Organisation und Unternehmensleitung müssen diesen Prozess frühzeitig gemeinsam gestalten, um Resilienz nicht erst nachträglich, sondern direkt mit dem Betrieb aufzubauen.

Zielsetzung des BCM-Betriebskonzepts für neue Standorte

  • Aufbau einer strukturierten, betriebsfähigen Notfallorganisation am neuen Standort

  • Sicherstellung der Kernfunktionen auch bei Ausfällen technischer, infrastruktureller oder personeller Art

  • Integration kritischer Prozesse, Anlagen und Flächen in das BCM-System

  • Vorbereitung auf Audits, Zertifizierungen und Kundenanforderungen

  • Verankerung von Verantwortlichkeiten, Kommunikationswegen und Wiederanlaufplänen

Standortbeschreibung und Rahmenbedingungen

  • Lage, Gebäudeprofil, Nutzungseinheiten

  • Anbindung an Hauptstandort / IT / Versorgungsnetz

  • Kritikalität des Standorts (z. B. Headquarter, Logistikdrehscheibe, Produktionsstandort)

  • Standortspezifische Risiken (z. B. Hochwasser, Infrastrukturabhängigkeit, Sicherheitslage)

Kritische Prozesse und Systeme

  • Welche Prozesse sind zeitkritisch / besonders schützenswert?

  • Welche technischen Systeme sind betriebskritisch (z. B. Stromversorgung, IT, Zutritt)?

  • Welche Personen / Rollen sind unverzichtbar für den Betrieb?

  • Verfügbarkeit alternativer Ressourcen (z. B. Ausweicharbeitsplätze, Notebooks, Netzwerkzugänge)

Inhalte des Betriebskonzepts im Detail

Kapitel

Inhalte

Notfallorganisation

Rollen, Eskalationsketten, Verantwortlichkeiten am Standort

Kommunikation im Krisenfall

Kommunikationswege, Rückfallebenen, Alarmierungs-Apps

Ressourcensicherung

USV, Netzersatzanlage, Notarbeitsplätze, Backup-IT

Zutritts- und Sicherheitssysteme

Zugriff auf kritische Räume, Notöffnung, Zutrittsmatrix

Wiederanlaufplanung

Prioritätenliste Prozesse, Zeitziele (RTO), Schritte zur Betriebsaufnahme

Daten und IT-Anbindung

Redundanz, Spiegelung, Notfallnutzung von Cloud / Remote-Zugängen

Logistik und Versorgung

Versorgung mit Medien, Material, Dienstleistern im Notbetrieb

Räumliche Resilienz

Nutzung alternativer Räume / Liegenschaften bei Ausfall

Integration in betriebliche Systeme

  • CAFM: Verknüpfung von BCM-relevanten Räumen, Anlagen und Zugängen

  • HR-System: Zuordnung von Rollen, Alarmierungsketten, Kontaktlisten

  • ITSM / ISMS: Notfallpläne für Systeme, Server, Kommunikationsplattformen

  • Vertragsmanagement: Übersicht kritischer Dienstleister mit Notfallkontakten

  • DMS / Intranet: digitale Bereitstellung des Betriebskonzepts (auch offline verfügbar)

Beteiligte Akteure und Schnittstellen

Rolle

Aufgabe im Betriebskonzept

BCM-Verantwortliche

Erstellung, Pflege, Schulung, Testkoordination

Facility Management

Raum- und Anlagenzuordnung, Versorgungssicherheit

IT / Digitalisierung

Systemverfügbarkeit, Notfallnetz, Kommunikationslösungen

Sicherheitsbeauftragte

Evakuierung, Zutritt, Objektschutz

Führungskräfte am Standort

Umsetzung im Alltag, Rückmeldung zu Risiken

Dienstleister / FM-Partner

Versorgung im Krisenfall (z. B. Reinigung, Catering, Entsorgung)

Dokumentation und TestplanungAblage in digitalem und offline zugänglichem FormatAblage in digitalem und offline zugänglichem Format

  • Ablage in digitalem und offline zugänglichem Format

  • Versionierung, Änderungsprotokoll, Freigabevermerk

  • Einbindung in Schulungs- und Unterweisungsprozesse

  • Durchführung eines Stresstests / Blackout-Planspiels vor Inbetriebnahme

  • Vorbereitung auf ISO 22301-Audit / interne Revision

Erfolgsfaktoren für ein wirksames BCM-Betriebskonzept

Erfolgsfaktor

Bedeutung

Integration in Bau- und Ausführungsplanung

BCM-relevante Anforderungen direkt berücksichtigt

Nutzerzentrierung

Prozesse müssen im Alltag funktionieren, nicht nur auf dem Papier

Digitale Anbindung

CAFM-, IT-, HR- und DMS-Systeme verknüpfen

Digitale Anbindung

IT, FM, Sicherheit, HR und Betrieb gemeinsam planen

Testbarkeit

Konzept muss praktisch erprobt und weiterentwickelt werden