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Anweisende Dokumentation

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Business Continuity Management (BCM): Anweisende Dokumentation

Business Continuity Management (BCM): Anweisende Dokumentation

Verbindliche Regeln, Rollen und Abläufe zur Sicherstellung der Betriebskontinuität im Krisenfall

Ein funktionierendes Business Continuity Management (BCM) lebt nicht nur von Konzepten, sondern von klar definierten, verbindlichen und gelebten Regelwerken. Die anweisende Dokumentation bildet das Rückgrat jeder betrieblichen Krisenvorsorge – sie beschreibt, wer im Notfall was wann und wie zu tun hat. Sie ist erforderlich, um Reaktionsfähigkeit, Wiederanlauf und Resilienz im Ernstfall systematisch abzusichern, aber auch, um Auditierbarkeit, Schulung und Nachweisführung zu gewährleisten – etwa nach ISO 22301, DORA, BAIT oder branchenspezifischen IKS-Vorgaben.

Die anweisende Dokumentation ist das operative Rückgrat des Business Continuity Managements. Sie übersetzt Strategie in Handlung, Rollen in Abläufe und Risiken in Reaktionsfähigkeit. Nur mit strukturierter, gepflegter und testbarer Dokumentation kann BCM im Ernstfall funktionieren – und gleichzeitig den Anforderungen von Zertifizierern, Auditoren und Geschäftsführung standhalten.

Zielsetzung der anweisenden Dokumentation im BCM

  • Standardisierung von Verhalten, Zuständigkeit und Kommunikation im Krisenfall

  • Sicherstellung eines strukturierten, abgestimmten Wiederanlaufs kritischer Prozesse

  • Unterstützung der Schulung, Unterweisung und Rollenklarheit

  • Erfüllung gesetzlicher und normativer Anforderungen

  • Nachvollziehbarkeit für Revision, Behörden, Versicherer und Zertifizierer

Grundstruktur einer anweisenden Dokumentation im BCM-Kontext

Dokumenttyp

Inhalt

Krisenhandbuch / BCM-Handbuch

Aufbau der BCM-Organisation, Rollen, Eskalationsstufen

Wiederanlaufpläne (BCP)

Schritte zur Wiederherstellung priorisierter Prozesse

Notfallkarten / SOPs

Schritt-für-Schritt-Abläufe pro Ereignisart (z. B. IT-Ausfall, Brand)

Kontaktdaten / Alarmierungslisten

Rollenbasiert, regelmäßig gepflegt, DSGVO-konform

Verhaltensanweisungen

z. B. bei Evakuierung, Stromausfall, Kommunikationsausfall

Test- und Übungshandbuch

Ablaufplan für Szenarientests, Dokumentationspflichten

Pflege- und Revisionskonzept

Wer aktualisiert wann welche Inhalte mit welcher Freigabe

Inhaltliche Anforderungen nach ISO 22301 und BSI 200-4

  • Beschreibung der kritischen Geschäftsprozesse inkl. Zeitziele (RTO, MTPD)

  • Definition der BCM-Rollen und Verantwortlichkeiten

  • Abläufe für Krisenkommunikation intern / extern

  • Verfahren für Dokumentenpflege, Zugriffssteuerung, Freigabe und Archivierung

  • Nachweise über Schulungen, Tests und Lessons Learned

  • Verfügbarkeit in digitaler und offline-tauglicher Form

Rollen und Verantwortlichkeiten in der Dokumentation

Rolle

Aufgaben im Dokumentationsprozess

BCM-Koordinator:in

Pflege, Steuerung, Versionierung der Dokumentation

Fachbereichsleitungen

Inhaltliche Zuarbeit zu Wiederanlaufplänen

IT / ISMS

Technische Wiederanlaufpläne, Kommunikationsinfrastruktur

Facility Management

Noträume, Infrastruktur, Versorgungsunterbrechung

Krisenstab / GL

Freigabe und formale Verantwortung für Handbücher

Bereitstellung und Nutzung

  • Ablage im BCM-Portal / Intranet, offline verfügbar (z. B. PDF, mobile App, Notfallordner)

  • Zugriffsrechte abgestimmt auf Rollen und Datenschutzanforderungen

  • Verknüpfung mit FM-, IT- und ERP-Systemen (z. B. Raumpläne, Eskalationsketten, Kontaktdaten)

  • Schulung und digitale Lesebestätigung durch Mitarbeitende mit BCM-Rolle

  • Integration in CAFM oder Notfallkommunikationssysteme (z. B. Alarmierungs-App)

Dokumentenpflege und Aktualisierung

  • Pflegeintervall (z. B. halbjährlich, bei Systemwechsel, nach Tests)

  • Änderungsprotokoll mit Version, Freigabevermerk und verantwortlicher Person

  • Klar definierte Prozesse für Eskalation bei veralteten Inhalten

  • Ggf. Anbindung an DMS oder QM-System zur versionssicheren Ablage

Erfolgsfaktoren

Erfolgsfaktor

Wirkung

Praxisnähe der Inhalte

Anweisungen im Ernstfall verständlich und umsetzbar

Rollenbasierte Struktur

gezielter Zugriff ohne Informationsüberladung

Schulung und Verankerung

Dokumentation wird gelebt, nicht nur abgelegt

Digitale + analoge Verfügbarkeit

auch bei IT-Ausfall einsetzbar

Revisions- und auditfähig

Vollständigkeit, Freigaben und Nachweisdokumente vorhanden